日期：2021年12月17日
背景
電子郵件作為企業(yè)溝通內(nèi)外的手段，隨著使用率的不斷提升，企業(yè)將郵件數(shù)據(jù)視作重點保護對象。相較于以往的電子郵件多以備份為主，使得企業(yè)浪費了大量存儲資源和后續(xù)的數(shù)據(jù)調(diào)閱時間，大大增加了企業(yè)的營運成本和風險。通過郵件歸檔，可以大大的降低營運成本和風險，從而可以有效的長期保存并使用電子郵件，用戶可以自主選擇是否開啟郵件歸檔功能，并可以基于郵箱帳號、發(fā)件人、收件人、關(guān)鍵字和時間區(qū)間進行查詢，提供查詢結(jié)果的導出和甚至于作為有效的法律依據(jù)。且郵件歸檔是對企業(yè)用戶郵箱在業(yè)務開展過程中，對郵件內(nèi)容進行集中歸檔，并根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進行一定時期的保留，在需要的時候可以通過對歸檔郵件的查找，并可以導出需要的郵件，獲取歷史郵件信息或者用作訴訟證據(jù)。
概述
在此背景下，阿里郵箱推出了“郵件歸檔服務”，對郵件數(shù)據(jù)進行在線歸檔、分類管理、歸檔郵件查詢、郵件數(shù)據(jù)長期保存。
塞班斯法案-奧克斯利法案
薩班斯-奧克斯利法案是美國立法機構(gòu)根據(jù)安然有限公司、世界通訊公司等財務欺詐事件破產(chǎn)暴露出來的公司和證券監(jiān)管問題所立的監(jiān)管法規(guī)，簡稱《SOX法案》或《索克思法案》。
美國出臺的《塞班斯法案》本質(zhì)上是為了保護在證券市場上的投資者，而最初的郵件歸檔正式參考了塞班斯法案對企業(yè)電子郵件存檔相關(guān)舉措，隨著市場和監(jiān)管體制的不斷完善，電子郵件來往的實時記錄和長久保存以及不被篡改的歸檔服務，為企業(yè)帶來了可靠的數(shù)據(jù)依存，甚至郵件可以成為法律證據(jù)。
中國塞班斯法
為了保證數(shù)據(jù)信息的完整性和可用性，2005年國家檔案局發(fā)布相關(guān)文檔，規(guī)定了公務電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。以及2008年6月28日，國家財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，強烈規(guī)范企業(yè)單位必須提供保存營運資料以及降低營運風險相關(guān)措施。
1、開通郵件歸檔功能
付費的企業(yè)用戶可免費使用阿里郵箱的郵件歸檔服務，僅歸檔管理員可以開啟/關(guān)閉郵件歸檔功能，以及進行歸檔郵件的查詢，歸檔三方接口開啟等，postmaster賬號默認情況下沒有歸檔功能相關(guān)權(quán)限，超級管理員可以給用戶分配歸檔管理員權(quán)限，創(chuàng)建歸檔管理員，超級管理員或者歸檔管理員可以通過“統(tǒng)計與日志-歸檔日志查詢”，進行審計日志的查詢。
①郵件歸檔服務默認關(guān)閉，需登錄歸檔管理員賬戶，進去管理后臺-“郵件歸檔”-選擇“歸檔郵件管理”-打開“郵件歸檔服務”。
②歸檔信息概要
可開通歸檔郵箱：企業(yè)可以開通郵件歸檔服務的郵箱總數(shù)
已開通歸檔郵箱：企業(yè)已經(jīng)開通郵件歸檔服務的郵箱數(shù)
歸檔保留年限：郵件歸檔服保存年限默認5年
上次開啟時間：郵件歸檔服務最近一次開啟時間
上次關(guān)閉時間：郵件歸檔服務最近一次關(guān)閉時間
歸檔管理員：郵件歸檔服務管理員名稱
歸檔狀態(tài)：歸檔服務目前所處狀態(tài)
③查詢歸檔郵件
查詢歸檔郵件：進入域管理界面，點擊“高級應用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”，輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時間范圍，點擊查詢即可
查詢條件解釋：
歸檔郵箱：指查詢歸檔的郵箱帳號，這是必填項；
發(fā)件地址：歸檔郵件的發(fā)件人；
收件地址：歸檔郵件的收件人；
關(guān)鍵字：搜索郵件的關(guān)鍵字條件，通過“搜索關(guān)鍵字范圍”限定范圍；
時間范圍：搜索的歸檔郵件的時間范圍；
關(guān)鍵字范圍：可以選擇主題，正文，附件標題；
郵箱狀態(tài)：對于重名的歸檔郵箱，比如以前的歸檔帳號離職了，帳號刪除后，又建了一個一樣賬號的郵箱，通過該狀態(tài)刪除時間進行區(qū)別；
④．查看、導出歸檔郵件
查看歸檔郵件：進入域管理界面，點擊“高級應用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”，輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時間范圍，根據(jù)收發(fā)件地址、關(guān)鍵字進行查詢后，點擊查看即可看到郵件具體內(nèi)容
⑤．管理設置歸檔賬號POP3密碼
設置POP3密碼：進入域管理界面，點擊“高級應用”-“郵件歸檔”-“三方歸檔對接”-開啟“郵件歸檔POP3服務”-輸入密碼-點擊“保存”
⑥.歸檔日志查詢
查詢歸檔日志：進入域管理界面，點擊“統(tǒng)計與日志”-“行為查詢”-“歸檔日志查詢”，選擇管理員和時間范圍，根據(jù)關(guān)鍵字和操作類型進行精準查詢
說明
1) 郵件歸檔保存時效
阿里企業(yè)郵箱歸檔服務有效期5年，即在郵箱服務內(nèi)的用戶，郵件歸檔最長保存近5年，超過期限的歸檔郵件會被自動刪除。歸檔服務隨郵箱服務終止，所有歸檔郵件會被刪除，不再繼續(xù)保存
2)歸檔細則
·單獨發(fā)送的郵件只歸檔一封郵件
·同時給多人發(fā)送的郵件只歸檔一封
·分別給多人發(fā)送的郵件歸檔多封
·監(jiān)控的郵件不歸檔
·自動轉(zhuǎn)發(fā)、自動回復、垃圾郵件進行歸檔
·規(guī)則自動刪除郵件進行歸檔
·系統(tǒng)通知郵件進行歸檔
·外發(fā)限制的用戶給外域賬號或內(nèi)部賬號發(fā)郵件，發(fā)送成功的進行歸檔
·外域給外收限制外收限制賬戶發(fā)郵件，未接收成功的不歸檔
·刪除或被禁用的郵箱賬戶中的郵件依然被歸檔
·用戶刪除的郵件依然被歸檔
·只有管理員可以查看歸檔郵件，關(guān)閉郵件歸檔服務后，用戶新郵件將不再歸檔保存，歷史歸檔的郵件在歸檔期限內(nèi)會保存。
·郵件歸檔服務可下載/批量下載和查看郵件
·郵件歸檔服務不支持下載及查看歸檔郵件中的附件，不可刪除歸檔郵件
·支持歸檔服務的操作日志記錄
·支持第三方歸檔服務
